Documents comptables, civiles, commerciaux… combien de temps faut-il les conserver ? Que ce soit version numérique ou papier, certains documents doivent se garder pendant 10 ans, sous peine de sanction. Ne prenez pas le risque d’une amande ! Comme sur la route, respectez les limitations de vitesse. Votre expert SECCA vous dit tout sur la bonne gestion et conservation de vos documents.
Les entreprises doivent légalement conserver leurs documents officiels pendant plusieurs années. La loi ne fait pas de différence entre les documents numériques (dématérialisés) et les documents papiers. Quelle est la règle en terme de conservation de documents ? Quelles sont vos obligations ? Quelles sont les sanctions en cas de manquement à vos obligations ? Sauvegarder ou archiver, quelles différences ? Réponses avec les experts SECCA.
Conservation des données d’une entreprise, que dit le législateur ?
Conformément à la loi, vous devez conserver vos documents entre un et dix ans. Le délai dépend de la nature du document : gestion du personnel, documents fiscaux, commerciaux, sociaux, etc.
Par exemple, la comptabilisation des horaires de vos salariés et de leurs heures d’astreinte avec leur compensation se garde 1 an. Tandis que les comptes annuels doivent se conserver 10 ans.
D’où l’avantage de la numérisation : plus besoin d’une grande salle d’archives avec des documents papier. Sans compter le gain de temps pour retrouver un fichier, en utilisant une simple fonction de recherche sur votre ordinateur.
Papier ou numérique, vous êtes libre d’archiver vos documents comme bon vous semble. Votre seule obligation : pouvoir présenter les documents nécessaires en cas de contrôle, lors d’un contrôle fiscal par exemple. Ils vous serviront également à vous protéger en cas de litiges avec un client.
Rappel des principales durées de conservation à appliquer
Concernant les documents et pièces comptables, tous les justificatifs (bons de commande, factures…), le livre et le registre comptables sont à conserver pendant dix ans.
Les documents civils et commerciaux se gardent pendant cinq ans : contrats entre commerçants, entre commerçants et non-commerçants, ainsi que les contrats d’acquisition et de cession de biens fonciers et immobiliers.
Les correspondances commerciales doivent elles se conserver pendant dix ans : bons de livraison, bons de commande, factures, contrats conclus par voie électronique (avec une somme de plus de 120€).
Les documents bancaires se gardent également durant dix ans : relevés de compte, bordereaux de remise d’espèces ou de chèques, ordres de paiement et opérations par carte bancaire, offres de prêts et tableaux d’amortissements, sauf les relevés annuels de frais et dossiers d’opposition qui ne se conservent que cinq ans.
L’ensemble des documents liés à la gestion du personnel sont à garder 5 ans sauf ceux relatifs aux charges sociales, à la taxe sur les salaires. La comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait doivent être quant à eux gardés 3 ans.
En cas de contrôle fiscal, les documents susceptibles d’être présentés à l’inspecteur doivent être gardés 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée dans les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Pas d’inquiétude, les experts SECCA sont à vos côtés pour assurer la conservation de vos documents, selon la durée réglementaire. En plus de gérer votre comptabilité, ils sont à même de vous soulager de certaines de vos obligations et vous aident à anticiper les contrôles fiscaux. Des bulletins de paie à vos bilans et comptes de résultat, nous assurons la bonne gestion des documents que nous établissons.
Bon à savoir : les statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts) sont à garder 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS).
Quelles sanctions en cas de non conservation des documents comptables ?
Ne pas respecter vos obligations en terme de conservation de documents comptables peut aller d’une simple amende jusqu’à des peines d’emprisonnement.
Pour l’absence de preuve en cas de litige (avec un client, un fournisseur, un salarié, etc.) ou pour condamnation de faux et usage de faux, l’entrepreneur individuel risque 3 ans d’emprisonnement et 45 000€ d’amende et une société se verra infligée 225 000€ d’amende et des peines complémentaires pouvant aller jusqu’à la dissolution de la société.
En cas de destruction des documents ou de refus de les communiquer, l’amende est de 1 500€. En cas de contrôle fiscal, le montant peut s’élever à 25 000€ et l’Administration est en mesure de procéder à une taxation d’office sur le chiffre d’affaires assortie d’une pénalité de 40%.
Sauvegarder ou archiver, quelles différences pour l’entreprise ?
Effectuer des sauvegardes régulières des données de son entreprise est une solution qui permet à tout moment de les récupérer, en cas par exemple d’erreurs ou de destructions de données dues à un virus. Vous pouvez ainsi continuer votre activité sans que cet incident ait de trop graves conséquences.
Attention, même si toute entreprise devrait mettre en place ce type de procédé, il ne faut en aucun cas confondre cette procédure de récupération de données avec un véritable archivage des données. Le système d’archivage électronique (SAE), véritable coffre-fort électronique, est certainement la solution la plus adaptée aux obligations légales de conservation des documents imposées aux entreprises. Ce type d’outil permet de gérer les documents automatiquement en fonction de leurs durées de conservation, de leur nature et sans possibilité de modification ou de destruction.
Cette solution est adaptée pour les entreprises qui ont fait le choix de la dématérialisation pour l’ensemble de leurs documents. Pour celles qui utilisent encore le papier, des salles d’archives restent la seule solution.
Conseils SECCA
Avec nos outils en ligne et nos sauvegardes régulières, notre cabinet est à même de pouvoir garder et archiver l’ensemble de vos données dans nos 4 secteurs d’expertise (comptable, sociale, juridique et fiscale) le temps de la durée légale de conservation. Nos experts SECCA sont à même d’effectuer ces tâches permettant à votre société d’évoluer en toute conformité avec la législation.