OUTILS DE GESTION

Un outil de gestion, une évidence !

A l’ère de l’ubérisation, de la numérisation, de la transition digitale, de la gestion électronique des documents, il n’est plus question de gérer efficacement une entreprise sans de réels outils de gestion. Qu’on les appelle logiciel de gestion d’entreprise, logiciel de gestion comptable, logiciel de paye, l’objectif reste le même : l’efficacité.

 

Pourquoi choisir les outils de gestion de votre expert-comptable SECCA ?

Chez SECCA, nous n’en sommes pas à notre première marche en matière de mise en œuvre et suivi des outils de gestion : dès les années 1980, nos experts-comptables ont contribué à des solutions de systèmes d’information, en particulier avec un réseau de stations service, pour gagner en efficacité et en sécurisation des données.

En étant client SECCA, vous avez le choix d’outils de gestion qui s’adaptent à votre structure :

• Accès en ligne 7/7 et 24/24
• Sécurisation des données
• Devis/Factures, suivi de caisse, achats, banque, notes de frais, gestion documentaire, paye : vous choisissez les modules qui vous sont nécessaires, en toute transparence
• Lien avec la comptabilité et le social

Et vous avez les « + » de l’accompagnement SECCA :

• Formation et paramétrage assurés par votre interlocuteur SECCA
• Une question ? Un problème ? Votre interlocuteur habituel SECCA reste votre contact.

 

Les outils de gestion d'aujourd'hui

Utiliser des outils de gestion n’est pas nouveau, c’est la forme de ces outils qui évolue sous l’effet de nos besoins et des apports de la technologie.

Parfois encadrés par la loi (déclarations en ligne, dématérialisation des factures, normes NF525 des systèmes d’encaissement), les outils de gestion doivent avant tout faciliter la vie de l’entreprise, accroitre la visibilité du dirigeant, des équipes et des partenaires sur l’activité, diminuer le risque d’erreur (traitement manuel, saisie, perte de pièces).

Ces évolutions permettent également plus de lien efficace entre les partenaires pour optimiser le développement de chacune des activités. Ainsi, un cabinet d’expertise-comptable se doit aujourd’hui de proposer à ses clients des outils de gestion qui vont lui permettre non seulement d’être en conformité avec la réglementation, mais surtout l’aider au quotidien à gagner du temps, à sécuriser ses données, et à avoir à tout moment, en mobilité, un accès à ses informations, ses indicateurs et ses documents.

Les outils de gestion ne sont plus hermétiques par métier : les éditeurs l’ont bien compris, nous avons tous besoin de simplicité et de transversalité. Les modèles de logiciels de gestion gratuits ont des limites bien connues : la sécurisation des données, la qualité de service, l’adaptabilité aux normes réglementaires sans cesse en évolution, l’utilisation en tout lieu et en tout temps... toutes ces qualités ont un prix.

 

3 questions à SECCA

Ai-je besoin d’un outil de gestion ?

L’outil de gestion est la boîte automatique de votre société : optez pour une conduite souple, fluide et régulière ! Plus besoin de changer constamment de vitesse et d’appuyer sur la pédale d’embrayage. Votre outil prend le relai et vérifie que tous les voyants sont au vert.

Un bon outil de gestion s’adapte à votre entreprise. A vous de choisir sa puissance et ses fonctionnalités en prenant en compte plusieurs critères :

• La taille de votre entreprise.
• Votre secteur d’activité : votre outil doit s’adapter à votre quotidien. Cela peut générer un aménagement de votre établissement afin de laisser place à un hardware et/ou software adaptés, comme un équipement informatique particulier, par exemple.
  • Pensez aux fonctionnalités pratiques :
    o Votre outil doit-il s’adapter sur mobile ?
    o Sera-t-il utilisé lors des horaires classiques de travail ou lors d’horaires aménagés ?
    o Est-il destiné uniquement pou un usage financier, comptable, social… ou pour tous vos collaborateurs ?
    o Souhaitez-vous une installation et une maintenance ou préférez-vous tout gérer vous-même ?

Quel est le rôle de l’outil de gestion dans mon entreprise ?

Pour devenir un vrai pilote de F1 et foncer vers le succès, appuyez-vous sur cette solution pour automatiser la gestion de plusieurs missions qui existent au sein de votre entreprise :

• La comptabilité. C’est l’utilisation la plus répandue qui aide l’entreprise à faciliter l’organisation de toute la comptabilité de l’entreprise.
• La facturation. Grâce à l’outil de gestion, vous avez la capacité de sauvegarder et gérer les données concernant les paiements entrants et sortants de votre société.
• Les immobilisations. L’outil facilite le calcul et l’enregistrement des dotations aux amortissements ainsi que des plus ou moins-values de cessions.
• La paie. La gestion des contrats de travail, des salaires, et des employés est automatisée sur l’outil de gestion.
• Le juridique. Tous les documents concernant procès-verbaux d’assemblée générale ordinaires et extraordinaires, modifications statutaires sont gérés facilement sur l’outil de gestion.
• La caisse. Tous les paiements entrants et sortants sont enregistrés et gérés sur l’outil.
• La gestion commerciale. Votre équipe commerciale peut mener leur activité grâce à la gestion automatisée de leurs clients, de leurs contrats commerciaux, et à la génération de devis.

L’automatisation et l’organisation sont deux avantages qui sont facilités par l’installation d’un outil de gestion dans votre entreprise. Le gain de temps généré par ces opérations permet d’optimiser toutes vos opérations internes et de réduire les erreurs, et ainsi de faire augmenter vos profits. Il est temps de passer à la vitesse supérieure pour vous et vos équipes !

Quelles sont les étapes pour la mise en place d’un outil de gestion ?

Afin d’atteindre la ligne d’arrivée sans encombre, vous devez procéder par étape :

1. Analyser vos besoins et définir votre budget alloué au projet.
Une entreprise telle que SECCA pourra vous aider afin de déterminer la meilleure solution, en bénéficiant de l’expertise et de l’expérience de votre conseiller. Grâce à ses conseils, vous serez en capacité de valider la meilleure solution pour votre entreprise.

2. Installation de l’outil et formation des équipes
En fonction de l’outil choisi, un conseiller pourra vous assister à sa mise en place. Cela peut engendrer la mise en place d’un système informatique adapté (hardware et/ou software). Il est également important d’impliquer les employés lors de l’installation de l’outil grâce à une formation adaptée.

3. Suivi et maintenance de l’outil
Afin d’optimiser l’usage de l’outil de gestion au sein de votre société, des solutions de maintenance existent. Cela vous permet de continuellement adapter la solution pour répondre à vos besoins et soutenir votre activité tout au long de son développement. Vous êtes désormais équipé pour participer à la course face à vos compétiteurs !